AZWA-modelplan capaciteitsplanning: bedragen, eisen en KPI's

Capaciteitsplanning gaat over één vraag: staan de juiste mensen en middelen op het juiste moment klaar voor de zorgvraag die eraan komt? Het AZWA-modelplan financiert de opschaling van toepassingen die dat met data voorspellen én een concreet planningsvoorstel doen. Hieronder staat wat eronder valt, wat je krijgt en waar het in de praktijk op vastloopt. Alles op basis van de versie van 29 september 2026.

Wat valt onder het modelplan?

Het modelplan gaat over resource capacity planning: de inzet van mensen en middelen afstemmen op de zorgvraag. Medische planning, de behandeling van de individuele patiënt, valt erbuiten. Je project moet binnen drie jaar aantoonbaar resultaat laten zien op de KPI’s.

Ziekenhuizen kiezen maximaal drie van deze onderdelen:

Een ziekenhuis dient de aanvraag in voor het hele ziekenhuis.

Vvt, revalidatie-instellingen en zbc’s vragen aan voor capaciteitsplanning als geheel: de zorgvraag inzichtelijk maken en de personeelsinzet (in de vvt: dienstenpatronen) optimaliseren op basis van zorgzwaarte, functiemix en beschikbare formatie. Slim roosteren mag een aanvulling zijn, maar een aanvraag voor alleen roosteren kan niet. Vvt-aanbieders die ook Wlz-zorg leveren, mogen aanvragen, maar het geld is alleen voor de Zvw-zorg.

Wat krijg je vergoed?

Het geld is voor de incidentele kosten van opschaling: projectleiding, training, juridische voorbereiding en de eerste implementatie. Licenties en andere structurele kosten worden niet vergoed, ook niet in het eerste jaar. Alleen bij dit modelplan mag maximaal 10% van het normbedrag naar het op orde brengen van de data-infrastructuur; je beschrijft dan welke onderdelen nog niet op orde zijn en waarom ze nodig zijn.

Het modelplan rekent met een besparing van 20 tot 30 fte per geïnvesteerde miljoen euro. Voor een ziekenhuis betekent dat ongeveer 7 fte per onderdeel van €300.000, uitgaande van een gemiddelde omzet van €300 miljoen met 60% personeelskosten.

Eisen aan de toepassing

• Data: geautomatiseerd beschikbaar, bij voorkeur realtime, met continue bewaking van de datakwaliteit. Afdelingen moeten dezelfde definities hanteren. Het modelplan geeft zelf het voorbeeld: wordt een no-show op elke polikliniek op dezelfde manier geregistreerd, en blijft dat zo?
• Een concreet voorstel: de toepassing geeft een planningssuggestie met een vervolgactie in het werkproces. Alleen een voorspelling of een dashboard volstaat niet.
• Terug naar het werkproces: planningsresultaten gaan gestructureerd terug, bij voorkeur automatisch naar het bronsysteem, via een gestandaardiseerde API-laag. Lukt dat technisch niet, zoals vaak in de vvt, dan beschrijf je wie de output wanneer gebruikt.
• Betrouwbaarheid: je beschrijft welk prestatieniveau je verwacht en hoe je met bias omgaat.
• Een referentie: ten minste één vergelijkbare organisatie waar capaciteitsplanning al is opgeschaald.

Het modelplan schrijft geen leveranciers voor.

Zo wordt het bedrag uitbetaald

Zoals bij alle modelplannen gaat 70% van het bedrag naar mijlpalen: 15% bij een goedgekeurd plan, 30% als de toepassing klaar is voor gebruik, 15% na de tussenevaluatie en 10% na de eindevaluatie, telkens met een bijdrage aan een landelijk kennisnetwerk. De overige 30% is het resultaatdeel, aan het eind van het project:

• Ziekenhuizen, revalidatie en zbc’s: een productiviteitsverbetering van minimaal 2% per gekozen onderdeel, gemeten op de zorg-fte’s van de afdeling. Productiviteit is gewogen productie per zorg-fte. De beoordelaar kijkt daarbij ook naar een specifieke effectmaat per onderdeel, zoals minder no-shows op de poli of een betere sessiebenutting op de OK, en houdt bewust ruimte voor interpretatie.
• Vvt: het aandeel directe cliëntgebonden tijd in de totaal gewerkte uren verbetert met 2%. De Q&A spreekt van 2 procentpunt. Meer cliënten per fte telt niet: dat is productievolume, geen directe tijd.

Er is geen staffel: je krijgt het resultaatdeel als je de streefwaarde haalt, en alleen als je de meting aantoonbaar hebt uitgevoerd. Hoe de verantwoording precies gaat, is nog in uitwerking.

Waar het in de praktijk op vastloopt

Het modelplan is er eerlijk over: adoptie is “het meest onderschatte risico”. Zonder mandaat blijft een planningsmodel adviserend, en dan gebruikt niemand het. Daarom vraagt het een apart adoptie- en borgingsplan met:

• een functioneel eigenaar: een interne medewerker met mandaat en budget, geen externe. Vvt-organisaties zonder die kennis mogen tijdelijk een begeleider uit een ervaren vvt-organisatie inzetten;
• verankering in bestaande planningsoverleggen;
• scholing bij de start én bijscholing bij personeelswisselingen;
• bestuurlijk commitment, met betrokkenheid van cliëntenraad en ondernemingsraad.

Het projectteam bestaat volgens het modelplan onder meer uit een projectleider, een klinisch en operationeel eigenaar, een data-engineer, een veranderkundige begeleider (intern of extern) en ambassadeurs op de werkvloer. In de vvt wijst elk team een medisch ambassadeur aan. Het modelplan vraagt de rollen zoveel mogelijk intern in te vullen, met hoogstens één stuurgroep per kwartaal.

Waar Young KINASE helpt

De functioneel eigenaar moet van jou zijn; dat is terecht. Maar een planningsvoorstel levert pas iets op als planners en afdelingen er elke dag mee werken, en als de registratie klopt waarop het model draait. Daar helpen wij: met planners en mensen voor zorgadministratie en capaciteitsplanning die de taal van de zorg spreken. Ze brengen registraties en definities op orde, passen de voorstellen toe in het dagelijkse plannen en helpen teams wennen aan de nieuwe werkwijze. Lees meer over detacheren, waarbij overname in vaste dienst het doel is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel krijgt een ziekenhuis voor capaciteitsplanning? €300.000 per onderdeel, voor maximaal drie onderdelen: polikliniek, OK en anesthesie, verpleegafdelingen, SEH en IC, of diagnostiek. Dat is maximaal €900.000.

Kan een vvt-organisatie alleen een roosterpakket aanvragen? Nee. Slim roosteren mag een aanvulling zijn, maar de kern is het afstemmen van de personeelsinzet op zorgzwaarte, functiemix en formatie. Een aanvraag voor alleen roosteren kan niet.

Volstaat een dashboard met voorspellingen? Nee. De toepassing moet een concrete planningssuggestie geven met een vervolgactie in het werkproces. Alleen een voorspelling of een beschrijvend dashboard is niet genoeg.

Mag de functioneel eigenaar extern zijn? Nee. Het modelplan eist een interne medewerker met mandaat en budget. Alleen vvt-organisaties zonder die kennis mogen tijdelijk een begeleider uit een ervaren vvt-organisatie inzetten.

Wanneer is de resultaat-KPI gehaald? Bij ziekenhuizen, revalidatie en zbc’s bij minimaal 2% productiviteitsverbetering per gekozen onderdeel, samen beoordeeld met een specifieke effectmaat. In de vvt bij een verbetering van 2% in het aandeel directe cliëntgebonden tijd. Zonder aantoonbare meting volgt geen uitbetaling.

Bronnen

• Modelplan capaciteitsplanning, versie 29 september 2026 (pdf)
• Zorgakkoorden.nl, doorbraakmiddelen en modelplannen
• Zorgakkoorden.nl, Q&A doorbraakmiddelen (versie 29 september 2026)
• Zorgakkoorden.nl, de elf spelregels