EPD go-live ondersteuning
Een rustige EPD go-live, met floorwalkers die de zorg snappen
Maandagochtend gaat het nieuwe EPD live en moet de poli gewoon draaien. Onze floorsupporters, elders ook floorwalkers genoemd, vangen op de werkvloer de gebruikersvragen weg. Zorgverleners krijgen direct antwoord, functioneel beheer houdt de handen vrij voor echte verstoringen. Zo blijft het rustig, precies wanneer het spannend is.
Wat is floorsupport bij een EPD go-live?
Floorsupport is ondersteuning op de werkvloer tijdens de livegang van een nieuw EPD of ECD. Floorsupporters (ook wel floorwalkers) lopen mee op poli's en verpleegafdelingen en beantwoorden direct de vragen van artsen, verpleegkundigen en doktersassistenten over het nieuwe systeem. Bij Young KINASE vullen coassistenten, ouderejaars technisch geneeskundigen en basisartsen die rol in. Ze beantwoorden gebruikersvragen zelf en sturen alleen echte technische verstoringen door. Zo raakt functioneel beheer in de eerste week niet overspoeld.
Waarom floorwalkers met een zorgachtergrond?
Onze floorsupporters zijn geen IT-experts of systeemconsultants. Het zijn coassistenten, ouderejaars technisch geneeskundigen en basisartsen met gebruikerservaring uit hun coschappen. Ze kennen de weg op poli en kliniek en weten hoe spannend een nieuw systeem is als de patiëntenzorg gewoon doorgaat. Daardoor ontstaat rust en vertrouwen op de vloer.
Ze wijzen niet alleen knoppen aan: ze nemen weerstand en onbegrip weg, in de taal van de zorg. Vooraf trainen we het hele team op de inrichtingskeuzes en beleidsafspraken van jouw organisatie, zodat iedereen stuurt op dezelfde afspraken.
Zo bereiden we een go-live voor
Ons draaiboek bundelt de ervaring van ruim 30 go-live-ondersteuningen in vijf jaar. In een vast afstemmoment met programmamanagement nemen we de organisatie uit handen: wij vragen informatie op, delen taken uit en regelen alles van groot tot klein.
Bezettingsplan met afbouw
Een rooster per afdeling, poli en dienst, op basis van de plattegrond en afdelingsclusters. Met een gefaseerde afbouw over de weken.
Knelpunten eerst
Extra bezetting op de plekken waar de druk het hoogst is, zoals de SEH en de IC.
Training op jullie inrichting
Onze mensen kennen de basis van het systeem al. Wij trainen ze op de inrichtingskeuzes, highlights en beleidsafspraken van jouw organisatie.
Oefenen vóór de livegang
Met toegang tot de oefenomgeving, uiterlijk anderhalve week voor livegang, gaat iedereen voorbereid de vloer op.
De tien meest verwachte vragen
Samen met jullie key-users en opleiders werken we de meest verwachte vragen vooraf uit, inclusief antwoorden.
Alles geregeld
Toegangspassen, VOG’s, werktijden per locatie en heldere afspraken over avond-, nacht- en weekenddiensten.
Wat gebeurt er tijdens de go-live-week?
- Eén teamlead als aanspreekpunt. De teamlead werkt mee op de vloer, stuurt het team aan en sluit aan bij de dagelijkse stand-ups van programmamanagement.
- Vragen wegvangen en filteren. Gebruikersvragen lossen floorwalkers direct op. Alleen echte technische verstoringen gaan door naar functioneel beheer en ICT.
- Versterking van de servicedesk. Tijdens de piek vangen we telefoontjes op, maken we tickets aan en beleggen we ze op de juiste plek.
- Floortje denkt mee. Onze AI-assistent Floortje, getraind op jullie materiaal, geeft floorwalkers direct diepgaande systeemkennis en laat zien welke vragen waar in huis spelen.
En na de livegang?
Een go-live is pas geslaagd als de werkvloer zelfstandig verder kan. Daarom stopt onze ondersteuning niet op vrijdagmiddag.
Afbouwen op cijfers
We schalen af zodra het aantal vragen per dienst onder de afgesproken grens komt. Niet eerder, en ook niet later.
Nascholing en bijwerkacties
Denk aan het overzetten van data die niet volledig mee is gemigreerd, het inplannen van orders in het nieuwe systeem en gerichte nascholing.
Kennis geborgd
Alle vragen en antwoorden uit de go-live landen in een levende FAQ, zodat de organisatie zelfstandig verder kan.
Voor elk EPD en ECD
Het systeem maakt ons niet uit; ons draaiboek blijft hetzelfde: goed voorbereide mensen op de juiste plek. We ondersteunden go-lives en migraties van onder andere:
- HiX (ChipSoft)
- Epic
- Nexus
- Nedap ONS
- Puur
- Ecare
- Adapcare
- Tenzinger/Fierit
- SDB ECD
- HiS (HealthConnected)
- Medikit
- Promedico
- Medicom
Waarom Young KINASE?
30+
go-lives ondersteund in vijf jaar
750+
young professionals door heel Nederland
8+
gemiddelde beoordeling door opdrachtgevers
"De ondersteuning was vooral gericht op de eindgebruiker, daarom kozen wij voor Young KINASE om ons te helpen bij de migratie."
Karin Maten
Projectmanager ICMT, Franciscus Gasthuis & Vlietland
"Pragmatisch, concreet en slim; dat is wat ervoor gezorgd heeft dat de scholing en go-live support hier zo goed is gegaan."
Marieke Lengkeek
Manager Meander Academie, Meander Medisch Centrum
"Mooi om dit samen met KINASE te doen. Had echt het gevoel dat we als collega’s met elkaar in gesprek waren."
Tonny de Visscher
KNO-arts en CMIO, Jeroen Bosch Ziekenhuis
Meer uit de praktijk: vijf lessen van de werkvloer na tientallen go-lives →
Veelgestelde vragen
Wat is een floorwalker? +
Een floorwalker (bij ons: floorsupporter) loopt tijdens de livegang van een nieuw EPD of ECD mee op de afdeling en beantwoordt direct de vragen van zorgverleners. Bij Young KINASE zijn dat coassistenten, ouderejaars technisch geneeskundigen en basisartsen.
Hoeveel floorwalkers heb ik nodig? +
Dat hangt af van het aantal afdelingen, locaties en diensten. We maken op basis van de plattegrond en het zorgrooster een bezettingsplan met gefaseerde afbouw, met extra aandacht voor drukke plekken zoals de SEH en de IC.
Hoe ver van tevoren regel ik floorsupport? +
Start het gesprek zo vroeg mogelijk. Twee maanden voor de livegang willen we de afspraken rond hebben; dan garanderen we een getraind team op elke locatie. Toegang tot de oefenomgeving regelen we uiterlijk anderhalve week voor livegang.
Met welke systemen werken jullie? +
Onder andere HiX (ChipSoft), Epic, Nexus, Nedap ONS, Puur, Ecare, Adapcare, Tenzinger/Fierit, SDB ECD, HiS (HealthConnected), Medikit, Promedico en Medicom. Onze mensen maken zich elk EPD of ECD snel eigen.
Draaien jullie ook avond-, nacht- en weekenddiensten? +
Ja. Een go-live stopt niet om vijf uur. We draaien mee in alle diensten, ook op de SEH en verpleegafdelingen, en maken daar vooraf heldere afspraken over.
Zijn floorwalkers functioneel beheerders? +
Nee, en dat is bewust. Floorwalkers beantwoorden gebruikersvragen op de werkvloer en sturen alleen echte technische verstoringen door. Zo houdt functioneel beheer tijd voor het werk dat alleen zij kunnen doen.
Wat kost floorsupport? +
Je krijgt een projectbegroting op maat, gebaseerd op het aantal floorwalkers, locaties en diensten uit het bezettingsplan. Zo weet je vooraf precies waar je aan toe bent.
Staat er een go-live op de planning?
Vertel ons wanneer jullie livegang gepland staat. Je hebt binnen één werkdag reactie en we rekenen samen uit wat er nodig is.