Een EPD-go-live zonder grijze haren: 5 lessen van de werkvloer
Diederik Vergroesen · Commercieel directeur
Een go-live is topsport. Maanden voorbereiding komen samen in één weekend, en op maandagochtend moet de poli gewoon draaien. Na tientallen go-lives in Nederlandse ziekenhuizen zien wij steeds dezelfde patronen, en dezelfde vermijdbare valkuilen.
1. De vraag achter de vraag
“Waar zit de knop voor een herhaalrecept?” is zelden de echte vraag. Meestal zit erachter: “klopt mijn werkproces nog wel?” Goede floorsupport beantwoordt niet alleen de klik-vraag, maar checkt ook het proces. Zo voorkom je dat werkafspraken al in week één eroderen.
2. De avonddienst is de vergeten dienst
Trainingen en support worden gepland tussen negen en vijf. Maar de SEH-verpleegkundige die om 23:00 uur haar eerste dienst in het nieuwe systeem draait, heeft niemand om iets aan te vragen. Plan support op álle diensten. Vooral ‘s nachts wordt goodwill gewonnen of verloren.
3. Meet de vragen, niet alleen de tickets
De servicedesk ziet maar het topje van de ijsberg. De meeste vragen worden op de gang gesteld en nooit geregistreerd. Onze floorsupporters turven elke vraag in een simpele app. Die data laat per afdeling zien waar extra training of een systeemaanpassing nodig is.
Bij een recente go-live bleek 40% van alle vloervragen over één scherm te gaan. Eén aanpassing in de inrichting scheelde honderden vragen per week.
4. Zorgverleners helpen zorgverleners
Een 22-jarige student geneeskunde die de taal van de vloer spreekt krijgt meer gedaan dan een consultant in pak. Niet omdat die slimmer is, maar omdat de drempel lager is. Herkenbaarheid is de helft van adoptie.
5. Afschalen is een vak
Te snel afschalen betekent terugval; te langzaam is zonde van het budget. Ons ritme: eerst volledige bezetting, dan halveren zodra het aantal vragen per dienst onder een afgesproken grens komt, en afsluiten met een warme overdracht aan key-users.
Go-live op de planning? Bekijk wat onze floorsupport doet of plan een kennismaking, dan rekenen we samen uit wat jouw go-live nodig heeft.