Wat doet een floorwalker tijdens een EPD go-live?

Zodra een EPD-migratie dichterbij komt, valt in ziekenhuizen steeds vaker het woord “floorwalker”. Bij ons heten ze floorsupporters, maar de rol is hetzelfde: iemand die tijdens de livegang op de werkvloer staat en direct de vragen van zorgverleners beantwoordt. Wat doet zo iemand nu eigenlijk de hele dag? Een kijkje in de go-live-week.

Wie zijn die floorwalkers?

Bij Young KINASE zijn het coassistenten, ouderejaars technisch geneeskundigen en basisartsen. Geen IT-experts of systeemconsultants, maar mensen die het EPD kennen uit hun eigen coschappen en de weg weten op poli en kliniek. Vóór de go-live trainen we het hele team op de inrichtingskeuzes en beleidsafspraken van de organisatie, en oefent iedereen in de oefenomgeving. Zo staat er iemand die het systeem kent én snapt waarom de ochtendoverdracht geen moment is voor een uitgebreide instructie.

Hoe ziet de dag van een floorwalker eruit?

De dag begint vóór de zorg. Bij de start ontvangt het team een korte briefing: wat speelt er, welke afdelingen zijn vandaag spannend, wat is er vannacht gebeurd? Iedereen heeft een pasje, een plattegrond en een eigen afdelingscluster. De kliniek draait vanaf half acht, de poli vanaf acht uur, dus dan staat iedereen op zijn plek.

Daarna is het meelopen, meekijken en direct helpen: een order die niet lukt, een werklijst die er anders uitziet, een verpleegkundige die wil weten waar de vertrouwde knop is gebleven. Elke afdeling heeft het nummer van de teamlead, dus hulp is altijd één telefoontje weg. En omdat een go-live niet om vijf uur stopt, draaien floorwalkers ook avond-, nacht- en weekenddiensten. Juist op de SEH wordt ‘s nachts de goodwill gewonnen of verloren.

Welke vragen krijgt een floorwalker?

Negen van de tien vragen gaan over het dagelijkse werk: registreren, aanvragen, plannen. Maar achter een simpele klik-vraag zit vaak een procesvraag: “klopt mijn werkwijze nog wel?” Goede floorwalkers herkennen dat verschil en checken het proces, niet alleen de knop.

Elke vraag wordt bovendien geturfd. Die data laat per afdeling zien waar extra training of een aanpassing in de inrichting nodig is. Bij een eerdere go-live bleek 40% van alle vloervragen over één scherm te gaan; één aanpassing scheelde honderden vragen per week.

Wat doet een floorwalker níet?

Een floorwalker is geen functioneel beheerder, en dat is bewust. Gebruikersvragen lossen floorwalkers zelf op; alleen echte technische verstoringen sturen ze gericht door naar functioneel beheer en ICT. Zo raakt dat team in de eerste week niet overspoeld en blijft het bereikbaar voor het werk dat alleen zij kunnen doen.

Een floorwalker is ook geen key-user. Key-users zijn collega’s van de afdeling zelf, met een eigen dienst en eigen patiënten. Floorwalkers komen er tijdelijk naast staan, fulltime en zonder andere taken. De twee versterken elkaar: de key-user kent de afdeling, de floorwalker heeft de tijd.

En als de go-live voorbij is?

Dan bouwen we af op basis van de cijfers: minder floorwalkers zodra het aantal vragen per dienst onder de afgesproken grens komt. De opgedane kennis verdwijnt niet met het team. Alle vragen en antwoorden landen in een levende FAQ of in Floortje, onze AI-assistent, en de laatste week staat in het teken van overdracht aan de key-users.

Go-live op de planning? Lees alles over onze aanpak op de pagina EPD go-live ondersteuning of plan een kennismaking, dan rekenen we samen uit wat jouw livegang nodig heeft.

Veelgestelde vragen

Is een floorwalker hetzelfde als een floorsupporter? Ja. Floorwalker is de gangbare marktterm; wij noemen de rol floorsupport, omdat er meer bij komt kijken dan rondlopen: van bezettingsplan en training vooraf tot afbouw en overdracht.

Hoeveel floorwalkers heb je nodig tijdens een go-live? Dat hangt af van het aantal afdelingen, locaties en diensten. We maken op basis van de plattegrond en het zorgrooster een bezettingsplan met gefaseerde afbouw, met extra bezetting op drukke plekken zoals de SEH en de IC.

Kan ik zelf floorwalker worden? Grote kans, als je een medische of gezondheidsstudie doet of net bent afgestudeerd. Bekijk onze vacatures of meld je aan voor de poule.